Zu welcher Zeit sollte an was gedacht werden? Hier ein paar Informationen.
Grundsatzentscheidung 12-9 Monate vor Termin
- Terminierung rechtzeitig vornehmen (abhängig von der Art der Veranstaltung Hochzeit, Geburtstag, Familienfeier, Firmenfeier)
- Eckdaten des Events festlegen (Dauer, Teilnehmerzahl, Budget etc.).
- Budget beraten und evtl. Kostenplan aufstellen (eine erste Gästeliste hilft Ihnen bei der Budgetplanung und der Wahl Lokation)
- Raum- und Infrastrukturbedarf ermitteln.
- Suchen Sie eine passende Lokation fü̈r Ihre Feier. Beliebte Säle, Restaurants oder Hotels sind häufig frühzeitig ausgebucht!
- Rahmen festlegen! Passende Lokation recherchieren, Ort der Veranstaltung festlegen. Größe und Art - traditionell oder außergewöhnlich?
- Datum festlegen (hier prüfen, ob ggf. an diesem Datum bereits andere relevante Events stattfinden, ebenfalls darauf achten, dass die Feier nicht in die Schulferien oder auf einen Feiertag fällt)
- ggf. sicherstellen, dass eine einfache Erreichbarkeit für alle eingeladenen Gäste möglich ist (Anfahrtsdauer, öffentlicher Verkehr, Parkplätze etc.).
Grobplanung 9-6 Monate vor Termin
- Event-Konzept mit Budget und Eckdaten ausarbeiten (Ablauf, Termine, Budget etc.)
- Bei Firmenevents Konzept und Budget der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen (bei privaten Events vorzugsweise mit dem Partner absprechen)
- Projektorganisation bestimmen (wer macht was bis wann – Verantwortlichkeiten, Aufgabenbereiche, Grobtermine, Stellvertretungen etc.)
- Erstellen Sie Ihre endgültige Gästeliste.
Event-Detailplanung 6-3 Monate vor Termin
- Abläufe definieren
- Programm/Motto etc. festlegen
- Eventlokation definitiv reservieren, Details definieren und Vertrag abschließen
- Eventdienstleister evaluieren & Verträge abschließen (z.B. Catering, Unterhalter, Fotografen, Mobiliar, Technik, Transport etc.)
- Bewirtung organisieren (intern/extern), Menüs & Getränke festlegen und in entsprechender Menge ordern
- Eventuell Probeessen vereinbaren
- Sonstiges Equipment (Geschirr, Besteck, Gläser, Tischwäsche, Dekoration)ermitteln und ordern
- Personalbedarf klären (Küche/Service) beauftragen
- ggf. Sicherheitskonzept erstellen (externes Personal, Notausgänge, Sanitäter, Sicherheitsdienst etc.)
3-1 Monate vor Termin
- Überprüfen Sie den Rücklauf der Einladungen und erstellen Sie einen Tischplan.
- Machen Sie letzte Abstimmungen bezüglich Lokation.
Ablauf am Event
- Personal für den Eventtag frühzeitig briefen & instruieren (intern & extern)
- Klare Aufgabenverteilung vornehmen
- Aufbau von Technik, Mobiliar & Infrastruktur (Generalprobe)
- Empfang, Begrüßung und Betreuung der Gäste sowie weiterer Personen (Unterhalter, Moderator etc.)
- Ablauf/Zeitplan regelmäßig überprüfen
Nach dem Event
- Debriefing an interne Mitarbeiter und externe Partner
- Abrechnungen vornehmen und Budgetabgleich (SOLL/IST)
- Dankesmail/Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage/Feedback)